Kinek milyen nyomtató megfelelő?

Bár a digitális átállás, akár a dokumentumok nyomtatásáról vagy tárolásáról van szó, lassan minden vállalatot utolér, azonban a legtöbb irodában a nyomtatott anyagok továbbra is fontos szerepet játszanak a mindennapi működésben. Az, hogy kinek milyen nyomtató a megfelelő, nagyban függ attól milyen célokra szeretnénk használni, de befolyásolhatja akár a cégméret is. Teljesen más típusú nyomtatóra van szüksége egy tervező irodának, mint egy webshopos cégnek, akik termék matricákat és etikettet nyomtatnak a szállításhoz és megint más funkciók lesznek fontosak egy klasszikus irodai felhasználó számára. Hoztunk néhány szempontot, amelyeket érdemes átgondolni, ha nyomtató beszerzés előtt állunk!

Mi az, amit egyáltalán még az irodában nyomtatunk?

Bár a digitális aláírások és a dokumentumkezelő rendszerek egyre népszerűbbek, sok esetben továbbra is szükséges a szerződések és más jogi dokumentumok nyomtatása, különösen amikor eredeti, aláírt példányokra van szükség. Hiába az elektronikus számlázás terjedése, néhány esetben még mindig szükség lehet nyomtatott számlákra vagy szállítólevelekre. 

Régebben a marketing osztályoknak külön nyomtatóik voltak, hiszen náluk készültek a prospektusok, szórólapok vagy a rendezvényekre, promóciókra szánt anyagok. Ma már a digitális nyomdák sokkal költség és energiahatékonyabb megoldást kínálnak ezeknek az anyagoknak az előállítására, de olykor még előfordul, hogy 1-1 oldalt bizony házon belül kell reprodukálni.

Képzési anyagokat még a mai napig rendszeresen nyomtatunk. A munkatársak szívesebben dolgoznak papír alapú dokumentumokkal, jegyzetekkel. Ha pedig a cég profilja a tréning, coaching kategóriába esik, egészen biztos, hogy a segédanyagok egy részét nyomtatott formában is átadja a résztvevők számára.

Nyomtatóválasztás cégméret alapján

A nyomtató választást a cég mérete is befolyásolhatja, mivel az eltérő igények és felhasználási szokások különböző megoldásokat igényelnek. Kisvállalkozások és otthoni felhasználók esetében a multifunkciós tintasugaras nyomtatók vagy lézernyomtatók a legideálisabbak, amelyek helytakarékosak és megfizethetőek, alapvető funkciókkal, mint a nyomtatás, szkennelés és másolás. A tintasugaras nyomtatók jobb minőséget nyújtanak színes nyomtatás esetén, míg a lézernyomtatók gyorsabbak és költséghatékonyabbak nagyobb volumenű, fekete-fehér nyomtatáskor, pl. a szerződések nyomtatására. 

Közepes méretű vállalkozások számára a lézernyomtatók vagy multifunkciós (MFP) nyomtatók ajánlottak, mivel ezek nagyobb kapacitásuknak és gyorsaságuknak köszönhetően képesek több felhasználó egyidejű kiszolgálására. Ezek a nyomtatók különösen hasznosak professzionális minőségű színes dokumentumok, például prezentációk vagy marketing anyagok nyomtatásához. 

Nagyvállalatok esetében a nagy kapacitású lézernyomtatók vagy vállalati szintű multifunkciós eszközök a legmegfelelőbbek, amelyek központi elhelyezésükkel nagy terhelést is elviselnek, gyorsan dolgoznak és költséghatékonyak, illetve egyszerűbb karbantartást igényelnek. A sebesség és megbízhatóság itt különösen fontos, mivel a nagy volumenű nyomtatás folyamatos működést igényel, amely jelentős terhelés a nyomtató számára is.

5 szempont, amelyet érdemes átgondolni mielőtt nyomtatót választunk

1. Lézer vagy tintasugaras? Az irodai nyomtató kiválasztásakor az egyik legfontosabb döntés, hogy lézer- vagy tintasugaras modellt válasszunk. Bár mindkét technológiának megvannak az előnyei, a felhasználás és az igénybevétel határozza meg a legjobban, melyik a megfelelő választás. A lézernyomtatók kiváló minőségű nyomatokat készítenek, de ma már üzleti tintasugaras nyomtatók is elérhetőek, amelyek gyakran ugyanolyan, sőt, néha még szebb nyomatokat produkálnak. Az üzemeltetési költségek inkább a konkrét típustól, mint a technológiától függnek, ezért érdemes alaposan tájékozódni.
2. Színes vagy monokróm? Ez egy egyszerűbb döntés, amely a nyomtatási igényeken alapul. Ha csak fekete-fehér dokumentumokat, például szerződéseket nyomtatunk, akkor a monokróm nyomtatók elegendőek lehetnek. Azonban, ha marketing anyagok vagy más színes dokumentumok nyomtatása is szükséges, akkor érdemes színes nyomtatóban gondolkodni.
3. Maximális kapacitás A nyomtató havi maximális kapacitása döntő tényező lehet, különösen, ha nagy tételben nyomtatunk. Fontos, hogy a választott készülék bírja a terhelést, legyen szó havi 1000 vagy akár 20 000 oldal nyomtatásáról. Kritikus szempont ez, ha a bérlés mellett döntünk, ilyenkor ugyanis a kinyomtatott oldalak is beleszámítanak a havi bérleti díjba.
4. Nyomtatási sebesség A nyomtató kiválasztásakor figyelembe kell venni a nyomtatási sebességet is, amely a percenként elkészíthető oldalak számát jelenti. A nagyobb nyomtatási kapacitású irodák számára érthető módon előnyösebb egy gyorsabb nyomtatót választani, hogy hatékonyan kielégíthessék az igényeket.
5. Többfunkciós követelmények Olyan nyomtatóba érdemes befektetni, amely a nyomtatás mellett másolási és szkennelési lehetőségeket is kínál. 

Nyomtatót nem csak vásárolhatunk, hanem akár bérelhetünk is. Sőt, akkor sem kell lemondani a support-ról, ha a vásárlás mellett döntünk, ugyanis kérhetjük üzemeltetéssel együtt. Az ajánlatkérés során fontoljuk meg ezeket a lehetőségeket is.