Hogyan lehet sikeres válság idején is egy ERP projekt?

Az ERP (integrált vállalatirányítási rendszer) sikeressége az elmúlt időszakban még a nemzetközi adatok szerint is visszaesést mutat. Amikor egy cég vagy vállalat úgy dönt, hogy napjainkban szeretne bevezetni egy ERP rendszert, a folyamat vagy tovább tart a kelleténél, vagy több pénzbe kerül, esetleg nem produkálja az elvárható eredményeket. Miután a válság során a digitalizációs előnyöknek különösen nagy szerepe lett, ezeket valahogy mindenképp érdemes realizálni a vállalatoknak. Következzen néhány tanács, amelyek segítenek abban, hogy a projekt sikeres legyen!

Alapvető hibák

Amikor elköteleztük magunkat amellett, hogy ERP-t vezetünk be, sokan rögtön kapcsolatba lépnek a rendszergazdával, és kérik tőle, hogy keressen cége számára megfelelő ERP rendszert. A másik tipikus eset, amikor a szoftvercéget hívják fel az érdeklődők telefonon, és náluk tudakolódnak tovább. Azonban mielőtt a kezünkbe vennénk a telefont, fel kell tennünk magunknak néhány kérdést:

• Miért is szeretnénk valójában ERP rendszert bevezetni a vállalathoz?
• Mikor vezessük be az ERP-t a céghez?
• Mennyibe pénzbe és időbe fog kerülni?

A rendszer bevezetésének az oka

A kérdésre sokféle válasz adható, viszont válaszolni mindenképp kell rá. Miután egy hajó sem a helyes irányba megy kormányos nélkül, a projektnek számára is lényeges, hogy legyen egy határozott vállalati elvárás. Miután ezeket megfogalmaztuk, akkor elkezdhetjük megvizsgálni az indokokat, hogy a valóságban megállják-e a helyüket. Amennyiben úgy gondoljuk, hogy az ERP rendszer egyfajta gyógyír a cégen belüli összes nyavalyára, sajnos csalódnunk kell majd: az ERP-re úgy érdemes tekinteni, mint egy nagyobb szeletre a tortából. A leggyakoribb válaszok a kérdésre:

• Kellemetlen arról tájékoztatni az ügyfeleket, hogy nem tudják, pontosan mikorra lesz kész a megrendelés.
• A régi, sziget ügyviteli megoldások már nem elégségesek a cégnek.
• A valós működtetési adatok összeszedése rendkívül sok időt vesz igénybe.
• Nehéz és drága a vállalat egyedi fejlesztésű ügyviteli rendszerének a használata.
• Sokszor „vakon” kell meghozniuk fontos döntéseket.
• Túl szeretnének adni a vállalaton, és előtte a folyamatokat helyreállítanák – egy ERP-vel.

Mindenekelőtt tehát el kell dönteni azt, hogy a rendszer bevezetése valóban alkalmas-e a fenti problémák megoldására. Amennyiben alapvető bajok vannak a vállalatnál, abban nem fog segíteni egy ERP, tehát a rendszer bevezetése előtt rendbe kell tenni házon belül a dolgokat. Ezen kívül nem szabad figyelmen kívül hagyni a kollégák hozzáállását sem a változáshoz.

Az ERP bevezetésének az időpontja

Fel kell készülni rá, hogy az ERP bevezetése a vállalathoz esetenként stresszes, körülményes és költséges lehet. Ideális pillanat azonban sosem lesz, miután okot mindig lehet találni, hogy kihátráljunk a projektből. Azonban a rendszer bevezetését nem érdemes halogatni. Ez alól csak olyan esetben van kivétel, amikor nem tudjuk elsőszámú ügyként kezelni a projektet vállalatunknál.

Költségek, várható projektidő

Végezetül következzenek az adatok a teljesség igénye nélkül: nemzetközi viszonylatban átlagosan 1-1,5 évet vesz igénybe az ERP bevezetése a céghez, és az éves árbevétel 4-5% -át – termelői vállalatoknál ez majdnem a dupláját – igényli. Azonban nem kell elkeseredni, mivel itthon azért kedvezőbbek a feltételek. Nálunk általában a rendszer bevezetése 8-14 hónapig tart, és 1-5%-a a vállalat éves árbevételének. Tipp: ha gyorsan, megbízhatóan és megfizethető áron dolgozó ERP rendszertelepítőt szeretnénk hazai viszonylatban, akkor ajánljuk figyelmébe az Acterra International csapatát. Több, mint másfél évtized alatt több száz sikeres projektet kiviteleztek, ráadásul egy ingyenes tanácsadás keretében be is mutatják az ERP rendszert.

Amennyiben az előzetes felkészítő lépéseken végig zongoráztunk, máris sokkal nagyobb esélyünk van, hogy az ERP projekt sikeres legyen. Ehhez persze őszinteségre és a kollégák közötti szoros együttműködésre van szükség, azonban az erőfeszítések meg fogják hozna a kívánt eredményt.