Hogyan kerüljük el a túl sok meetinget?

Mindenki számára ismerős a helyzet, amikor az előző meetingről érkezünk egy másikra – csakhogy végül azt tapasztaljuk, hogy semmi sem történt az előző óta. Egyre gyakoribb a túlzottan sok meeting, amelyek időrablók tudnak lenni és kevés eredményt hoznak. Ez különösen igaz a vezetők és a csapatok esetében, akiknek egyre kevesebb idejük jut a fontos feladatokra, mert szinte az összes idejüket a megbeszélésekre fordítják. Nem egyszerű egymagunkban elnavigálni, ezért segítünk megválaszolni, hogyan lehet a kevesebb meeting mégis több.

De mit lehet tenni ezzel a problémával? Hogyan lehet elkerülni a felesleges meetingeket, miközben a munkafolyamat gördülékenyen folytatódik? Ön mit gondol?

Mi a baj a túl sok meetinggel?

Képzeljük el a következő helyzetet: egy vállalat vezetője vagy menedzsere folyamatosan értekezletet tart a csapataival. Az értekezletek általában reggel kezdődnek és egész délelőtt tartanak.

A munkatársak kezdenek belefásulni, mert a túl sok meeting miatt nincs elég idejük a munkájukra, a határidők pedig vészesen közelednek. A dolgozóink már csak rutinból mennek el a megbeszélésekre, nem figyelnek oda, és melléktevékenységekbe menekülhetnek – mint a közösségi média “görgetés”.

A túl sok meeting továbbá rejtett lázadást okozhat. Amikor részt veszünk ezeken az online találkozókon, nehéz koncentrálni és fókuszálni a fontosabb feladatokra.

A meetingek további időrablást jelentenek, és így motiváció és a cég iránti elkötelezettség csökken. Végül a vállalatunknak is kárt okozhat, mert az időrabló értekezletek miatt nem sikerül hatékonyan és időben elvégezni a feladatokat.

Hogyan hat a túl sok videobeszélgetés az agyunkra, és mit tehetünk a túlterheltség elkerülése érdekében?

Az online megbeszélések során az agyunk egyre nehezebben tudja követni az információáramlást és az állandó figyelemfókuszálást. A tudatunk számára természetes, hogy egy beszélgetés során nem csak a szavakra, hanem a testbeszédre, arckifejezésekre és a hanghordozásra is figyel. A videobeszélgetések során azonban ezen jelzések többsége elveszik vagy torzul, ami az agy számára rendkívül fárasztóvá és terhelővé válhat.

A túlzott online kommunikáció az agy egy olyan területét terheli meg, amely a döntéshozatalért, az önkéntes mozgásokért és a koncentrációért felelős.

Az agyunk folyamatosan dolgozik annak érdekében, hogy figyeljünk és felismerjük a testbeszédet és az arckifejezéseket, amelyekkel társaink kifejezik magukat. Az online konferenciák során azonban sokkal több erőfeszítésre van szükség, hogy a kommunikáció során minden részletre odafigyeljünk. Így pedig hajlamosak vagyunk túlterhelődni, ha sokáig dolgoztatjuk elménket.

Az online beszélgetések túlzott használatának elkerülése érdekében, érdemes átgondolni, hogy mely helyzetekben szükséges valóban videobeszélgetést alkalmazni. Ha nem feltétlenül szükséges az arckifejezések és a testbeszéd figyelése, akkor érdemes inkább hagyományos telefonbeszélgetést vagy írásbeli kommunikációt applikálni.

Emellett a videobeszélgetések során érdemes szakítani rövidebb szüneteket, és változatosabbá tenni a munkáinkat, hogy az agyunk pihenhessen és ne terheljük túl.

Vezessünk be „mentális pihenőidőt” a meetingek között.

Ez azt jelenti, hogy olyan tevékenységeket kell végeznünk, amelyek eltérnek az online jelenléttől: sétáljunk egyet, tornáztassuk meg végtagjainkat vagy egyszerűen csak lazítsunk egy kicsit. Ez segíthet az agyunknak “újratölteni” és felkészülni a következő feladatra.

 

Mit tehetünk a nagyszámú meetingek leküzdése érdekében?

Először is, fontos megérteni a túlzott videokonferenciák okát. Gyakran képesek vagyunk úgy gondolni, hogy a megbeszélések nélkülözhetetlenek és a több meeting egyenlő a több munkával.

Azonban a valóság az, hogy a sok találkozó csak az időt rabolja, és nem eredményez produktív munkát. A munkatársaink pedig lestrapáltak és motiválatlanok lehetnek, ami negatívan befolyásolja a teljesítményüket.

Léteznek viszont hatásos megoldások, amelyek segíthetnek elkerülni a túlzott, felesleges meetingeket, és segítenek a hatékonyabb munkavégzésben.

• Az egyik lehetőség az, hogy csak a szükséges személyekkel tartsunk megbeszéléseket.

Gyakran az a helyzet, hogy nem mindenki számára releváns a találkozó, és ezért nem is kell, hogy részt vegyenek benne.

Tudta, hogy az ideális videokonferencia beszélgetés maximum 7 főt jelent?

• Második megoldásunk a következő: Tartsunk ritkábban meetingeket.

Ha kevesebb, de tartalmasabb találkozókat tartunk, akkor a dolgozóink motiváltabbak lesznek és célravezetőbben tudnak dolgozni.

• Dolgozzunk ütemtervvel!

Fontos, hogy minden meetingnek legyen menetrendje, és tartsuk is be azt. Ha az ütemtervvel dolgozunk, akkor sokkal eredményesebbek leszünk, nem vesztegetjük az időnket felesleges dolgokra és biztosan mindent megemlítünk, amit meg szerettünk volna.

• Kulcsfontosságú továbbá, hogy minden meetingnek legyen konkrét célja és eredménye.

Munkatársaink teljes mértékben máshogy állnak a konferenciához, ha tudják, hogy miért találkoznak, és ha az eredmények konkrétak és mérhetők. Az is jelentőségteljes, hogy az eredményekről később visszajelezzünk a csapatnak, és ha szükséges, akkor további lépéseket tegyünk az eredmények javítása érdekében.

Ha sikerül elkerülni a felesleges meetingeket, akkor dolgozóink sokkal motiváltabbak lesznek, és produktívabban tudnak dolgozni.

Azonban ahhoz, hogy ez sikerüljön, fontos, hogy mi, mint vezetők és a csapatunk is nyitott legyen az új megoldásokra, és hajlandóak legyenek változtatni a megszokott rutinokon.

Ha sikerül kialakítani egy termékeny munkakultúrát, akkor a vállalatunk és a munkatársaink is nagyobb sikerre és eredményességre számíthatnak.

A csapat, akik időt spórolhatnak nekünk: MyZoom

Ha Ön is szeretné hatékonyabbá tenni az online meetingjeit, és időt, energiát megtakarítani, akkor forduljon a MyZoom csapatához!

A MyZoom olyan videokonferencia termeket, “bázisokat” épít és szab személyre, amik az Ön igényeihez igazodva segítenek a gördülékenyebb, produktívabb és kevésbé fárasztó online értekezletek lebonyolításában.

Az innovatív megoldásaik révén lehetővé válik, hogy rövidebb idő alatt, mégis eredményesebben dolgozzunk és kommunikáljunk.

Ők azok, akik referenciáik révén már több ipari, vállalati, oktatási környezetben is tanúbizonyságot adtak szakmai tudásukról. Bizonyítottak a telekommunikáció világában, a Vodafone számára, segítettek a MOL cégcsoport Földgázszállító Zrt.-nek, valamint a Semmelweis Egyetem intézetének.

Látogasson el a MyZoom honlapjára, és ismerje meg, hogyan segíthetnek Önnek és csapatának a hatékonyabb online munkavégzésben.