Gazdasagportal.hu Gazdasági és tőzsdei hírek.
Napjainkban a digitalizáció meghatározó szerepet tölt be valamennyi iparágban, valamint az azokhoz kapcsolódó tevékenységekben és munkafolyamatokban. Természetesen nincs ez másképp a létesítménygazdálkodásban sem, ahol a facility management szoftverek jelentik az egyik legfőbb innovációt. A hatékony, transzparens és gazdaságos üzemeltetés mellett számos más, kevésbé ismert előnye is van ezeknek a rendszereknek. Legújabb cikkünkben ezek közül válogattunk össze párat: bemutatjuk a facility management szoftver 5 rejtett előnyét, amelyekre talán még Ön sem gondolt.
1. Egyszerűbb humánerőforrás-menedzsment
Az ingatlangazdálkodási szakemberek egyik legfontosabb feladata az emberi erőforrás menedzsment. Az irodák tervezése, a javítási, karbantartási és takarítási munkafolyamatok szervezése, a kompetens szakemberek kijelölése, valamint a munkavégzés felügyelete mind-mind a facility managerek feladata. Egy nagyobb ingatlan, vagy több épület üzemeltetése esetén ez bizony rendkívül összetetté és nehézkessé válhat a szakemberek számára.
Erre a leghatékonyabb megoldást egy modern facility management szoftver nyújtja, amely jelentősen leegyszerűsíti a humánerőforrás-menedzsmentet és a munkaszervezést is. A szoftver segítségével könnyebben előretervezhetőek a karbantartási munkálatok és kijelölhetőek a megfelelő szakemberek. Nyomonkövethetővé teszi az éppen folyó munkálatokat, így könnyen elszámoltathatóvá teszi azok késedelmes, vagy nem megfelelő elvégzését.
Emellett pedig tárolja és kezeli az emberi erőforrás állomány adatokat, így segítségével optimálisabban és egyszerűbben tervezhető az irodák elrendezése és az egy főre jutó négyzetméter. Sőt, gyorsabban kiválaszthatók a megfelelő képesítéssel rendelkező szakemberek is egy adott feladat elvégzésére.
2. Valós adatok az ingatlanállományról
Az ingatlangazdálkodás egyik legnagyobb kihívása a hatalmas adatmennyiség tárolása, kezelése és naprakészen tartása. Az épületek felújításával és átalakításával kapcsolatos információk gyakran nem helyesen, vagy egyáltalán nem is kerülnek be a nyilvántartásba. Ez hosszú távon számos problémát és fennakadást okozhat az üzemeltetésben, a javítási munkálatokban és az épületek gazdaságos bérbeadásában.
Szerencsére már léteznek olyan facility management szoftverek, amelyek megoldást nyújtanak erre a helyzetre. A szoftver bevezetésének első lépése az épületek teljes 2D-s vagy 3D-s felmérése az innovatív BIM (Building Information Modelling) segítségével. Ezután a felmért épületek naprakész információi, valamint az adatbázis kezelő által nyújtott, frissített adathalmaz jól átlátható, szöveges és számos formátumban kerül a szakemberekhez. Egy-egy ilyen felmérés során gyakran kiderül, hogy a kiadható terület valójában nagyobb, mint ahogyan azt a létesítményüzemeltetők és tulajdonosok az elavult dokumentumokban szereplő információk alapján gondolták. A facility management szoftver az ingatlan minden négyzetméteréről naprakész és pontos információt nyújt, így segítségével optimalizálhatóak a folyamatok, frissíthetőek a bérleti és karbantartási szerződések, és növelhető a kiadásból származó árbevétel.
3. Egyszerűbb kapcsolattartás és dokumentumkezelés
A facility managerek felelősek az alvállalkozókkal, a különböző beszállítókkal és természetesen a bérlőkkel való kapcsolattartásért is. Számtalan szerződést, műszaki, jogi és egyéb dokumentációt, nyilvántartást és kapcsolattartási adatot kezelnek minden nap. Még napjainkban is gyakori, hogy ezt az óriási adatmennyiséget excel táblázatokkal, vagy más nem túl effektív módszerrel próbálják rendszerezni. Ez a módszer nemcsak az adatok naprakészen tartását nehezíti meg, de törvényszerű, hogy előbb-utóbb elkallódnak vagy törlődnek fontos fájlok és dokumentumok, amely komoly problémák forrása lehet a jövőben. Azoknak a létesítménygazdálkodási szakembereknek, akik áttértek a korszerű digitális megoldásokra és facility management szoftvert használnak, nem kell ettől tartaniuk.
A rendszer segítségével nagyságrendekkel csökkenthető mind az adminisztrációs idő, mind pedig a hibalehetőségek száma. A facility manager szoftverek ugyanis modern és hatékony megoldást nyújtanak a kapcsolattartási adatok, valamint a teljes bérleti szerződésállomány és az ahhoz kapcsolódó valamennyi dokumentáció, hivatalos irat, fotó, műszaki leírás biztonságos rendszerezésére, tárolására és kezelésére. Emellett átlátható felületet és egységes nyilvántartási felületet biztosít a több telephellyel és ingatlannal rendelkező létesítménygazdálkodó szakemberek számára is.
4. Korszerű asszisztencia
Képzeljen el egy asszisztenst, aki segít betartani a határidőket, priorizálni a feladatokat és számon tartja az üzemeltetéshez kapcsolódó valamennyi munkafolyamat aktuális állapotát. Mindig rendelkezésre áll, pontosan és gyorsan tájékoztat. Egy hatékony facility management szoftverre sok minden más mellett ezeket a feladatokat is rábízhatják az ingatlanüzemeltető szakemberek. A felhasználóbarát, könnyen átlátható műszerfal segítségével egy pillantás alatt tájékozódhatnak a közelgő határidőkről, az aktuális munkálatok státuszáról, az esetleges problémákról vagy késedelmes teljesítésről. A rendszer lehetővé teszi a standardok alapján történő adatkezelést is, így könnyen összehasonlíthatóvá teszi a különböző ingatlanok és létesítmények üzemeltetésének teljesítményét és költségeit. Nem túlzás azt állítani, hogy egy jól megválasztott, sokoldalú facility management szoftver az ingatlangazdálkodási szakemberek jobb keze.
5. Integrált működés
Végül, de nem utolsó sorban egy olyan előny, amelyre kevesen gondolnak, mégis nagy jelentőséggel bír. A modern facility management szoftverek a fentiek mellett segít a raktárak, a meghibásodások és a munkalapok hatékony kezelésében is. A digitális működésnek és az integrációnak köszönhetően ugyanis az üzemeltetés szinte valamennyi folyamata és résztvevője összekapcsolható. Ez nem csupán időt és energiát spórol a szakembereknek, de számtalan értékes információt is összegyűjt számukra, amellyel folyamatosan optimalizálhatják és gazdaságosabbá tehetik a tevékenységeiket.
Összegzés
Köztudott, hogy egy korszerű facility management szoftver számos előnnyel jár: megkönnyíti a létesítménygazdálkodó szakemberek munkáját, leegyszerűsíti az erőforrás menedzsmentet és segít a jövedelmezőbb gazdálkodás kialakításában is. Ahogyan azt a fentiekben is láthatta a jól ismert előnyök mellett, sok más hasznos tulajdonsággal és funkcióval is rendelkezik, amelyeknek köszönhetően a modern facility managerek nélkülözhetetlen munkaeszközévé vált.