Gazdasagportal.hu Gazdasági és tőzsdei hírek.
Egy vállalat megfelelő működéséhez ma már elengedhetetlen az automatizáció. A piaci előny elérése érdekében fontos, hogy igénybe vegyük szoftverek segítségét. A cégek mindennapjaiba megfigyelhető, hogy egyre több munkafolyamat automatizálható, például az adminisztráció és a dokumentáció. Ezek azok a területek, ahol hasznát vehetjük egy iktató programnak.
Miben segíthet egy iktató program?
Az iktató programokat úgy kell elképzelni, mint egy dokumentumokkal teli virtuális polcos szekrényt, ahol több mappa található. A fizikai valóságban csoportosíthatunk mappákat ABC sorrendben, esetleg dátum szerint, ezzel szemben egy iktató szoftver különböző rendszerezést képes elvégezni. Rengeteget helyet spórolhatunk egy iktató programmal, hiszen nem kell papírokat tárolnunk egy-egy információ miatt. Elég ismernünk egy apró információt és másodpercek alatt kikeresi a program a fontos dokumentumot és információt. Ennek köszönhetően elég egy ügyfél névre, vagy más adatra rákeresnünk.
A program előnyei
- Gyors keresés
- Hatalmas tárhely
- Áttekinthetőség
- Helytakarékosság
- Összekapcsolt dokumentumok
- Dokumentumok továbbítása
- Határidők beállítása
- Jogosultságok kezelése
- Környezetbarát
Milyen cégeknek lehet hasznos egy iktató szoftver?
Nem túlzás azt állítani, hogy mindegyik cégnek hasznos. A nagyvállalatoktól egészen a kisebb cégekig mindenki használhat iktató szoftvert. Elsősorban azoknak lehet hasznos, akik napi szinten dolgoznak szerződésekkel és nagyobb mennyiségű dokumentációval. Az iktató szoftver időt és energiát takarít meg a használók számára, és mindig csak az fér hozzá, akinek van jogosultsága. A kisebb cégek számára is hasznos, ugyanis nem kell papírhalmokat tárolni az irodában, és egy sokkal átláthatóbb megoldást nyújtanak a dolgozóknak.
Hogyan válasszunk megfelelő programot?
Fontos kiemelni, hogy az iktató programok nem egyformák, hiszen egyes szoftvereknél előfordulhatnak hiányosságok. Azt, hogy milyen szoftver lenne a legideálisabb a cég számára, főként cégünk iratmennyisége és a mindennapi feladatok határozzák meg. Tehát nem biztos, hogy szükségünk van minden funkcióval rendelkező iktató programra. Először határozzuk meg, hogy milyen tulajdonságok lennének fontosak a cég szempontjából, ehhez megkérdezhetjük a dolgozókat is. Ők azok, akik pontosan megtudják mondani, mivel lehetne hatékonyabbá tenni munkájukat. Sokszor nem érdemes plusz funkciókért fizetnünk, ha nincs is rájuk szükség. Előfordulhat, hogy egy program kisebb csomaggal is elég segítséget tud nyújtani ,és teljes mértékben elegendő a cég számára.
A hatékony munkavégzéshez elengedhetetlen vállalatirányítási rendszerek
Egy iktató program nagy segítséget nyújt a vállalkozások életében, hiszen segít automatizálni a folyamatokat. A sikeres működéshez célszerű minden szoftvert és programot egy integrált rendszerként bevezetni. Ha egy csomagban vásároljuk meg a szoftverek licencét, akkor sokkal költséghatékonyabb. Az Orianasoftware rendszere különböző méretű cégeknek nyújt segítséget a gyorsabb munkavégzéshez.
Egy jól kiválasztott iktató program egyrészt biztosítja a jogszabályi megfelelést, másrészt segít a gyorsabb és hatékonyabb munkavégzésben. Mindemellett a szervezet belső változásaira is biztonságosan reagál.